Shared Services Coordinator

Description de l'entreprise
À PROPOS DE NOUS

Êtes-vous ambitieux et cherchez à faire le bon choix pour votre carrière ? C'est le moment idéal pour rejoindre Egis. Egis connaît une croissance substantielle en Amérique du Nord, soulignée par notre récente acquisition de McIntosh Perry—qui compte maintenant plus de 1 000 ingénieurs, architectes et planificateurs à travers le Canada et les États-Unis. Cette démarche stratégique souligne notre engagement à investir en Amérique du Nord, propulsant notre expansion vers de nouveaux sommets.

Nos valeurs reflètent tout ce en quoi nous croyons :

Une entreprise responsable - Nous nous soucions des gens et de notre impact; agissant de manière responsable partout où nous travaillons et quoi que nous fassions.

Une entreprise centrée sur les personnes - C'est un environnement de respect mutuel où chaque membre de l'équipe compte, peu importe qui il est.

Une entreprise créative - La créativité est dans notre ADN. C'est le carburant qui nous aide à relever les grands défis de notre époque.

La question la plus importante que vous vous posez probablement est : Sommes-nous la bonne entreprise pour vous?

Rejoindre Egis est une opportunité de faire un impact positif et précieux sur le monde, tout en grandissant et en se développant en tant que personne. Notre culture est très collaborative, et nous nous soucions des gens et de notre impact. Nous sommes fiers d'être responsables envers nos clients, les uns envers les autres et envers notre planète et ses habitants. Vous travaillerez et innoverez dans un environnement où des normes élevées et une considération personnelle vont de pair.

Découvrez les opportunités passionnantes ci-dessous où vous ferez partie de projets réputés pour leur excellence technique, leur ambition et leur durabilité.
 

ABOUT THE ROLE

The Shared Services Coordinator plays a vital role in ensuring the efficiency and organization of daily operations by providing essential administrative and logistical support across multiple departments & offices. The position requires exceptional attention to detail, strong multitasking abilities and the capacity to manage complex operational tasks within a fast-paced environment.

Description du poste
À PROPOS DU RÔLE

Le Coordinateur des Services Partagés joue un rôle essentiel pour garantir l'efficacité et l'organisation des opérations quotidiennes en fournissant un soutien administratif et logistique essentiel à travers plusieurs départements et bureaux. Le poste exige une attention exceptionnelle aux détails, de fortes capacités de multitâche et la capacité de gérer des tâches opérationnelles complexes dans un environnement rapide.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Administration et réception du bureau de Montréal

- Gérer les appels de réception entrants et assister les demandes générales en personne et en ligne.
- Accepter les colis/courrier concernant les livraisons et les ramassages par coursier.
- Agir en tant que liaison avec d'autres départements des Services Partagés, tels que les RH, la Santé et Sécurité (S&S), et l'IT, pour soutenir les opérations du bureau.
- Superviser et coordonner les procédures de bureau pour améliorer l'efficacité, y compris la communication avec le propriétaire pour les demandes et les besoins.
- Compiler, formater et préparer des lettres, des manuels, des CV et des rapports périodiques.
- Fournir un soutien administratif pour les installations à travers le Canada, en travaillant en étroite collaboration avec les représentants de site désignés.
- Faire partie du JHSC, effectuer des inspections régulières de S&S, rapporter et traiter les risques potentiels.
- Et d'autres tâches assignées.

Administration des installations

- Aider à la mise en place de nouveaux espaces de bureau, y compris les services publics, le branding, la coordination des installations/construction et l'ameublement dans tous les bureaux Egis au Canada.
- Soutenir l'IT avec le système de gestion des accès par carte-clé.
- Identifier et mettre en œuvre des améliorations de processus, y compris les accords avec les fournisseurs (MSAs) et la standardisation des procédures.
- Maintenir et mettre à jour les accords d'entreprise en fonction des besoins commerciaux requis.

Coordination des événements

- Gérer les réservations de salles de réunion et organiser la restauration pour les réunions, les événements d'entreprise et les Lunch & Learn.
- Organiser la logistique des conférences, salons professionnels et événements d'entreprise, y compris le traitement des factures, le suivi de l'achèvement des tâches et la coordination des livraisons de matériel en collaboration avec l'équipe commerciale si nécessaire.
 

Qualifications
Ce dont nous avons besoin de vous

- 5+ ans d'expérience professionnelle pertinente dans un rôle similaire;
- Parfaitement bilingue en français et en anglais, idéalement avec le français comme langue maternelle;
- Approche orientée vers le service;
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles;
- Capacité à travailler de manière indépendante et en équipe;
- Fortes compétences organisationnelles et multitâches;
- Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes;
- Accès à un véhicule avec permis de conduire valide et assurance.
 

Informations supplémentaires
Ce que nous vous offrons

Egis Canada est un employeur offrant des opportunités égales avec un salaire compétitif et des avantages pour ceux qui ont les compétences adaptées aux besoins de nos clients.

Nous accueillons et encourageons les candidatures de personnes handicapées. Des accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats participant à tous les aspects du processus de sélection.

Ce rôle est éligible à un bonus de recommandation conformément au Programme de recommandation. Si vous avez été recommandé, veuillez fournir le nom de l'employé qui vous a recommandé au moment de votre candidature.

Chez Egis, nous embrassons l'innovation pour relever les défis et utilisons l'IA dans notre processus de recrutement sous des politiques strictes d'éthique et de conformité et en accord avec nos valeurs d'être une entreprise responsable, une entreprise centrée sur les personnes et une entreprise créative. Engagés envers la diversité, la croissance et la collaboration, nous pouvons utiliser l'IA pour soutenir le processus de recrutement.