Assistant Projet / Documentaliste H/F

Egis est un acteur international du conseil, de l'ingénierie de la construction et des services à la mobilité. Nous concevons et exploitons des infrastructures et bâtiments intelligents qui répondent aux défis liés à l'urgence climatique et permettent un aménagement du territoire plus équilibré, durable et résilient. Présent dans 120 pays, Egis met l'expertise de ses 20 000 collaborateurs au service de ses clients et développe des innovations de pointe à la portée de tous les projets. Par la diversité de ses domaines d'intervention, le Groupe est un acteur clé de l'organisation collective de la société et du cadre de vie des citoyens dans le monde entier. Réussir l'alliance entre l'amélioration de la qualité de vie des populations, le développement économique et social des territoires et la décarbonation massive pour répondre à l'impératif de la neutralité carbone en 2050, telle est notre raison d'être.

Dans le cadre de ses grands projets de transports souterrains en France (L15, L16, L17, L18 du métro automatique du Grand Paris Express, L14, EOLE, métro de Lyon, de Lille, de Marseille …), Egis assure des grandes missions de Maitrise d’œuvre (MOE) et d’OPC.

Dans le cadre du développement de nos projets de métro dont des projets Lillois, nous recherchons un.e Assistant.e Projet, documentaliste , rattaché.e au chef de projet de la mission d’AMO renforcée auprès de KEOLIS Lille pour l’acquisition de 15 rames supplémentaires de NMR (métro Lille Ligne 1), la fonction consiste essentiellement en :

Secrétariat du projet :

• Réception, classement, archivage et suivi des courriers officiels du client KLM, de la MEL et de l’industriel Alstom.
• Préparation administrative des courriers officiels, classement, archivage, et diffusion.
• Préparation administrative des Ordres de Service (OS), classement, archivage, et diffusion au Client pour notification.
• Reporting sur avancement et état des lieux sur courriers, OS, etc

Gestion administrative et logistique :

• Assistance au chef de projet dans la gestion des collaborateurs (vérification des imputations, congés, etc.).
• Assistance dans la gestion des déplacements (ordres de mission, réservations, etc.).
• Suivi administratif des collaborateurs projets (maintien de la liste des collaborateurs à jour, récupération de documents administratifs signés des collaborateurs, etc.).

Gestion documentaire :

• Réception (via courrier, courriel ou Mezzoteam), Suivi, classement et archivage des documents projets reçu de parties prenantes extérieures (MEL, KLM, Alstom, etc.).
• Classement et archivage sur serveur interne.
• Soutien aux collaborateurs du projet sur processus et bonne pratique concernant utilisation de la GED (interne et projet)
• Participation à la structuration de la GED interne sous les directives de l’ingénieur projet.
• Reporting sur avancement et état des lieux documentaires sous la GED interne et projet

Compétences requises :

• Rigoureux.se.
• Adaptable.
• Capacité à prendre de multiples sujets.
• Capacité à travailler en équipe.

Maitrise des logiciels :

• Pack office (Word, Excel, Outlook) maîtrise obligatoire.
• Expérience sous GED Mezzoteam souhaitée (sinon, formation administrateur délégué à prévoir).

Nous vous proposons un CDD de 6 mois.

Nous vous proposons :

De construire votre avenir professionnel au sein de notre groupe en choisissant votre parcours à travers nos différents domaines d’activités, nos métiers mais aussi nos projets

L'opportunité d'intégrer une société en croissance, reconnue pour la qualité de son expertise technique et de son engagement dans la transition énergétique, et d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant.

Des avantages grand groupe attractifs : comité d’entreprise, épargne salariale (intéressement, participation) …
 
Engagement diversité
Egis agit activement en faveur de l’égalité hommes-femmes, de l’intégration de talents internationaux et de l’insertion professionnelle de personnes en situation de handicap, convaincu que ces leviers contribuent à la diversité de ses équipes, à la richesse et au succès du groupe.